Voor grote ondernemingen is het vanzelfsprekend om eigen briefpapier te hebben. Toch is het voor het MKB en een kleine zakelijke onderneming welke met regelmaat post verstuurt ook een goed idee om eens na te denken over het laten drukken van eigen briefpapier. Wanneer u gebruik maakt van een vast papierformat en dit normaliter door de printer af laat drukken, dan kost dit relatief gezien veel meer dan wanneer u uw eigen briefpapier laat drukken. De drukkosten van dergelijk papier zijn relatief laag en wanneer u zelf het format telkens op papier drukt, kost dit behoorlijk wat inkt. Veel meer inkt dan wanneer u het papier laat drukken door een bedrijf met een professionele drukmachine. Door deze opzet niet zelf te printen maar dit uit te besteden bespaart u op de langere termijn dus geld. Bovendien geeft goed en professioneel gedrukt briefpapier een professionele uitstraling mee aan uw uitgaande post. Daarom is het raadzaam om vooraf goed na te denken over het gewenste format van het briefpapier, zodat het ontwerp ervan tijdloos is en alle vaste informatie bevat die u uw uitgaande post mee wilt geven.
Briefpapier is bij diverse aanbieders te bestellen en af te laten drukken. Er zijn een aantal grote ondernemingen op dit gebied die u kunnen voorzien van goedkoop en kwalitatief goed briefpapier, in het format dat u aanlevert. Ook kunt u ervoor kiezen om deze aanbieders een opzet voor u te laten maken. U beslist over de te gebruiken kleuren en de inhoud, het wel of niet plaatsen van een logo of bijvoorbeeld een voettekst. Grote spelers op deze markt welke uw drukwerk zoals briefpapier kunnen leveren tegen een scherpe prijs met een hoge kwaliteit zijn bijvoorbeeld Vistaprint.nl en logiprint.nl. Beide bedrijven zijn al behoorlijk lang actief op deze markt en hebben hun sporen reeds verdiend door continu goede kwaliteit te leveren tegen een scherp tarief. Om een idee te krijgen van wat de mogelijkheden zijn of om erachter te komen wat de tarieven zijn die deze aanbieders hanteren is het raadzaam om eens een bezoek te brengen aan hun website. Niet alleen ziet u welke tarieven ze hanteren en wat de mogelijkheden zijn, u doet er zeker ook inspiratie op voor uw eigen briefpapier. Wanneer u een van de bedrijven de opdracht geeft om uw briefpapier te laten drukken, dan zal dit snel bij u worden thuisbezorgd.
Wanneer u het drukken van uw eigen briefpapier laat uitvoeren door een professionele drukker, dan kost dat minder inkt dan wanneer u het zelf doet. Hierdoor bespaart u op de lange termijn kosten omdat u minder inkt of toners in hoeft te kopen. Dit loopt al snel aardig op, zeker wanneer u veel uitgaande post heeft. Bovendien heeft professioneel gedrukt briefpapier een echte kwaliteitsuitstraling, vaak stukken beter dan wat de standaard printer kan leveren. Ook voorkomt u fouten in uw briefpapier welke zo gemaakt zijn. Ook de opmaak is niet heilig en door onkundig gebruik van een format of omdat het simpelweg over het hoofd wordt gezien kan een foutje er zomaar insluipen. Dit alles komt de representatieve uitstraling van uw onderneming natuurlijk niet ten goede. Zeker niet wanneer het gaat om een foutje in bijvoorbeeld een factuurnummer of website. Dit kan u klanten of inkomsten kosten. Bovendien clustert u op deze manier zoveel mogelijk de uitgaven qua printkosten zodat deze beter beheersbaar zijn. Ook wanneer u iets opschrijft voor een klant staat het netjes wanneer u het doet op uw eigen papier. Wanneer u eerst een printje moet maken voor u gaat schrijven dan pakt u waarschijnlijk een blanco vel.
De opmaak van uw briefpapier is erg belangrijk. U dient vooraf goed na te denken over wat er allemaal moet worden meegenomen in het format om het zo universeel en bruikbaar mogelijk te maken. Naast uw standaard contactgegevens is het handig om uw BTW- en KVK nummer op te nemen en in de voetnoot te verwijzen naar algemene voorwaarden en een uiterste betaaldatum, een aantal dagen na de factuurdatum. Een logo en het gebruik van uw eigen specifieke bedrijfskleuren en lettertype maakt het briefpapier uniek. Het refereert direct naar uw onderneming. Allemaal belangrijke zaken om in acht te nemen voordat u daadwerkelijk uw briefpapier laat drukken. Denk vooraf goed na, zodat u achteraf niet nog een andere bestelling hoeft te doen. Controleer voor het uitgaan van de opdracht ook de spelling en de cijfers. Een foutje zit in een klein hoekje. Doe bovendien wat inspiratie op door eens goed te kijken naar andere bedrijven en online voorbeelden. Er zijn er genoeg. Zorg dat u uniek bent en geef de opmaak van uw briefpapier een eigen stempel mee, die bij uw klanten een gevoel creëert met wat ze van u en uw bedrijf kunnen verwachten.